Cómo crear una lista desplegable en Excel

Este artículo le enseñará cómo crear listas desplegables en Microsoft Excel usando una característica llamada Validación de datos . Cuando se aplica, la función de Validación de Datos sirve para restringir los datos que pueden ingresarse en la celda objetivo, lo que requiere que los usuarios seleccionen un valor de una lista de entradas predeterminadas.

Esta función es muy útil en varios casos, desde la planificación de los horarios de vacaciones de los empleados, el seguimiento de los gastos hasta la gestión general del proyecto. Aquí es cómo empezar.

Crear lista desplegable en Microsoft Excel
Rellenar el menú desplegable en Excel
Creando una lista desplegable larga en Excel

Crear lista desplegable en Microsoft Excel

Para realizar esta operación, necesitará al menos dos hojas abiertas en su libro de trabajo: una hoja de trabajo y una hoja en blanco donde pueda compilar sus listas.

El primer paso es crear tu lista. Para hacer esto, diríjase a su hoja en blanco y haga una lista de los elementos que le gustaría incluir en su lista desplegable en la Columna A. La lista puede tener la longitud que desee y puede incluir cualquier tipo de información, una lista común los elementos son Sí / No (a menudo abreviados como S / N), Pasa / Falla, listas numeradas y fechas.

Ahora, vuelva a su hoja de trabajo y haga clic en la celda o celdas que desea validar. Luego, vaya a la pestaña Datos y busque la opción de Validación de datos en la sección Grupos de datos :

A continuación, vaya a la pestaña Configuración y busque el cuadro Permitir . Seleccione Lista en el menú desplegable:

Rellenar el menú desplegable en Excel

Diríjase a la hoja de trabajo de su lista y seleccione todos los elementos que le gustaría incluir en su lista. El campo Fuente en el cuadro de diálogo registrará automáticamente los campos a medida que los seleccione. Tenga en cuenta que si alguna vez elige agregar o eliminar un elemento de su lista, Excel actualizará automáticamente la validación de datos:

Asegúrese de que el cuadro desplegable dentro de la celda esté seleccionado de modo que esté seguro de ver la flecha desplegable junto a la celda. Una vez que hayas terminado, haz clic en Aceptar .

Su lista desplegable ahora debe aparecer en las celdas indicadas en su hoja de trabajo. Para probar la validación de datos, intente ingresar tanto datos válidos como no válidos en las celdas. Los datos válidos deben registrarse correctamente, mientras que los datos no válidos (información no incluida en su lista) deben devolver un mensaje de error.

Creando una lista desplegable larga en Excel

Si desea agregar elementos a su lista desplegable pero encuentra que su espacio ha sido limitado, debe intentar insertar celdas justo encima de la última celda en lugar de debajo de ella.