Excel: los conceptos básicos para la creación de cotizaciones de ventas / facturas / pedidos
Base de datos y documento asociado --------
Introducción
Muchos sitios, enlaces, blogs, tutoriales ya explicados y detallados:
"Cómo utilizar una base de datos (lista de información) para facilitar la creación de documentos como: venta-cotizaciones, facturas, órdenes de compra o entrega". En la mayoría de los casos, las explicaciones dadas son demasiado complicadas para que los principiantes de Excel puedan comenzar. El objetivo de este consejo es proporcionar una metodología simple y efectiva.
Procedimiento
1) En la hoja 1 "Productos" (Productos), ingrese línea por línea, toda la información relacionada con cada artículo, el nombre (sin duplicación) de cada artículo en la primera columna de la tabla.
2) Utilice la primera fila para los títulos de las diferentes secciones: designación, referencia, marca, modelo, prix unitaire, couleur, conditionnement (descripción, referencia, marca, modelo, precio unitario, color, embalaje ...)
3) Defina un nombre para el rango de datos, por ejemplo, "MaBase" (MyDatabase).
4) Defina un nombre para las celdas en la primera columna del rango, por ejemplo, "MyName".
5) Use "MonNom" (MyName) para crear una lista desplegable en la hoja 2 "Devis" (Sales_quote), para asegurarse de llamar solo a los productos existentes y con la ortografía correcta.
6) Use MaBase (MyDatabase) para ingresar datos para esas celdas que se mostrarán en "Devis" (Sales_quite), usando la función VLOOKUP.
Consulte este archivo para una mejor comprensión del procedimiento:
- //cjoint.com/13ju/CGzcdhp8Llq.htm
Otros usos
Otras hojas del mismo libro de trabajo se pueden editar para otros fines: imprimir facturas, recopilar datos en la misma base de datos ...
Así es como puedes crear descripciones (hojas editables).
Se recomienda establecer registros (stock, membresía, identidad ...).
Observaciones
a - Para facilitar la consulta desde la lista desplegable, asegúrese de que la base de datos esté ordenada alfabéticamente.
b : los nuevos elementos deben agregarse entre la primera y la última fila (es posible que deba ordenar la lista nuevamente).
c - Columna se puede agregar sobre la marcha
d - Advertencia: en el caso de la actualización de datos, solo las nuevas incorporaciones tendrán los valores modificados, los datos ya recopilados no se actualizarán de forma dinámica (automática).
Recordatorios
a - Para crear una celda desplegable, vaya a la pestaña "Datos" y al comando "Validación de datos" con Permitir / Lista, y al tipo de fuente "= MonNom" (= MiNombre).
b - ¡Una base de datos no debe contener ninguna línea o columna vacía, y ninguna celda fusionada!
Documento original publicado por Raymond PENTIER en CommentcaMarche.net.